Besparing van Functioneel beheer op IT-producten?
Optimaal benutten - Gewoon uitzetten, tenzij…
Business Case
Het is de normaalste gang van zaken om voor vernieuwingen in de IT een bepaalde vorm van een business case te maken. Deze business case wordt gebruikt voor besluitvorming. Ga je wel of niet investeren? In dit artikel breek ik een lans voor het beheer. Ik richt me met name op de taak van functioneel beheer om de business case ook na jaren van gebruik nog regelmatig te toetsen. Zijn de oorspronkelijke argumenten nog wel van toepassing?
De rol van functioneel beheer bij de business case
De rol van functioneel beheer in het fenomeen ‘business case’ is meervoudig. Zowel bij het bedenken, het realiseren als bij het toetsen speelt functioneel beheer een belangrijke rol. Die rol is het maximaal vertegenwoordigen van de gebruikersorganisatie en zodoende een zo soepel mogelijke implementatie te helpen verkrijgen. De samenwerking tussen functioneel beheer en vernieuwingstrajecten uit zich in een aantal activiteiten, zoals:
- Opstellen acceptatiecriteria
- Helpen formuleren van user stories, business requirements, functionaliteiten en andere vragen vanuit het gebruikersveld
- Toetsen en testen van functionaliteiten en de toepasbaarheid ervan
- (Helpen) formuleren van IT-dienstverlening, eisen rondom servicelevels e.d.
Doelstellingen in kaart brengen
Elke vorm van vernieuwing kent op zich altijd wel een bepaalde vorm van legitimatie. Natuurlijk zie je dat terug in de beleving van de beslissers, maar meestal wordt deze ook beschreven. Vragen die je voorafgaand aan een investering gerust over de doelstelling kunt stellen, zijn:
- Waarom moet er vernieuwd worden, wat is het doel?
- Wat levert het mij/ons op, of wat bespaart het mij/ons?
- Wat gebeurt er als we niet vernieuwen?
Validatie en overdracht
Deze vragen worden gedurende de realisatie van de vernieuwing regelmatig door functioneel beheer getoetst. Rapportages over de voortgang van de realisatie geven het management vaak een (goed) beeld over hoe het behalen van de doelstellingen van de investering er voor staat. Vele beheerorganisaties hebben zelf een waslijst aan criteria opgesteld waaraan de vernieuwing moet voldoen alvorens het beheerd kan worden. Deze zogenaamde acceptatiecriteria hebben vooral oog voor beheeronderwerpen en richten zich op de vraag wat is er nodig om de vernieuwing te kunnen beheren? De vraag wat er nodig is om het product ook te kunnen blijven gebruiken, wordt hierin niet vaak meegenomen.
Hiermee is een grote stap gezet in beheersing van het IT-portfolio, maar ontbreekt de volgende stap nog. De stap die er voor zorgt dat het uiteindelijke doel van de vernieuwing continu in de gaten wordt gehouden. Ook ná de oplevering! Een soort permanente bewaking van de oorspronkelijke business case is noodzakelijk om de kosten en opbrengsten van het geheel te kunnen overzien.
Toetsvraag
Ik durf te stellen dat de meeste IT beheerders niet precies in beeld hebben of IT-producten het van te voren gewenste resultaat hebben opgeleverd. Ik pleit dan ook voor het toevoegen van deze aspecten in de reeds bestaande acceptatiecriteria. Om erachter te komen hoe ver jij hiermee bent, daag ik je graag uit met de volgende vragen:
- Heb jij inzicht in je IT-portfolio?
- Weet jij wat de oorspronkelijke business case was voor alle individuele IT-producten in jouw portfolio?
- Heb je inzicht in het huidige gebruik van deze IT-producten?
- Weet je dan ook of deze IT-producten het gewenste resultaat opleveren, zoals bedacht was toen er in het product geïnvesteerd moest worden?
Onderbouwing bestaansrecht bestaande IT-producten
Hoe weet je of het huidige gebruik van IT-producten nog het gewenste resultaat oplevert? Hieronder vind je een lijstje met een aantal zaken om aan te denken:
- Levert het nog de (resource) besparing op waarnaar gestreefd werd?
- Realiseer je nog de gewenste kwaliteit van gegevens?
- Is het eenmalig invoer nog steeds van toepassing (na eventueel uitbreiden van het IT-product)?
- Zijn de kosten voor beheer nog steeds lager dan voorheen?
Geen onderbouwing is geen IT-product!
Als je niet kunt onderbouwen wat een IT-product nu en morgen oplevert, moeten we het uit (laten) zetten! Het kost immers altijd geld om IT-producten ‘in de lucht’ te houden. Het is dus echt verspilling van geld, tijd en energie om IT-producten in de lucht te houden die niet meer het doel bereiken waarvoor het bedacht was. Voor het werkelijk en definitief uitzetten van IT-producten hebben wij in samenwerking met de gemeente Amsterdam een mooie aanpak ontwikkeld: “App-ruimen”. Als je hierin geïnteresseerd bent, laat dan even een reactie achter onder dit artikel.
Next steps
In een eerder blog heb ik over de samenwerking tussen functioneel beheer en projecten geschreven. Hierbij wil ik jou vragen of het bewaken van de business case toegevoegd zou moeten worden aan het document “Best practice voor de samenwerking tussen project en beheer”.