Product Support & Maintenance: Succesvoller met Agile door gestructureerd beheer!
Agile teams streven er naar zo snel mogelijk, in een tempo dat langere tijd vol te houden is, de hoogste waarde voor de organisatie te realiseren. Een randvoorwaarde daarvoor is het gestructureerd werken aan beheer. Want goed beheer zorgt voor behoud en verbetering van kwaliteit. En betere kwaliteit vermindert ongewenste verrassingen die er voor zorgen dat de teams minder capaciteit aan vernieuwing kunnen besteden.
Echter in de praktijk krijgen veel organisaties/teams het gestructureerd werken aan beheer in Agile niet goed onder de knie. De oorzaken daarvoor zijn divers, maar komen vaak voort uit de urgentie die gevoeld en gegeven wordt aan nieuwe functionaliteit. Hoe voorkom je dat teams in deze valkuil vallen en suboptimaal gaan presteren doordat ze het inzicht kwijt raken over wat er met welke prioriteit aan beheer moet gebeuren? Hoe help je ze om zodanig grip op beheer te krijgen dat ze optimaal kunnen vernieuwen?
Aanpak die helpt om grip te krijgen op beheer
Deze pijnpunten worden al langere tijd breed onderkend, zie bijvoorbeeld ook de Linkedin artikelen van Brian Teunissen. In 2016 hebben wij al de eerste stappen gezet in het ontwikkelen van een aanpak die deze vragen beantwoordt. Inmiddels is dit uitgegroeid naar wat wij Product Support & Maintenance hebben genoemd. In dit blog neem ik je mee door de hoofdlijnen van die aanpak. Tevens kun je via dit blog een korte presentatie downloaden die je kunt gebruiken om zelf deze problematiek in je eigen organisatie aan te kaarten.
Wat is Product Support & Maintenance?
Product Support & Maintenance (PS&M) is een aanpak die Agile teams in staat stelt om beheer op een effectieve en efficiënte manier te organiseren, uit te voeren en te prioriteren. PS&M omvat alle activiteiten die Agile teams moeten uitvoeren om alle productonderdelen waar ze eigenaar van zijn in optimale conditie te houden (maintenance), maar ook optimaal in te zetten (support). Voorbeelden van productonderdelen zijn werkinstructies, trainingsmateriaal, specificaties, de data die gebruikt/geproduceerd wordt, de gebouwde applicaties en de technische infrastructuur.
Hoe werkt Product Support & Maintenance?
Om gestructureerd aan beheer te kunnen werken moet je inzicht hebben in de kwaliteit van je productonderdelen. De verbeteringen die je daarin door wil voeren plaats je op een beheerbacklog. Dat is geen aparte backlog, maar een view op de totale backlog (bijvoorbeeld d.m.v. labels). Op die beheerbacklog vind je ook de andere beheeractiviteiten waarvan het team (of hun stakeholders) vinden dat die waarde hebben. Om het werken met meerdere methodieken zoals ITIL, ASL en BiSL te voorkomen, werkt PS&M daarbij met 4 kernactiviteiten van beheer:
- In stand houden
- Optimaal benutten
- Continu verbeteren
- Participeren in change
Activiteiten die gerelateerd zijn aan het in beheer kunnen nemen van nieuwe/gewijzigde functionaliteit worden zoveel mogelijk geïntegreerd in gebruikelijke elementen als de Definition of Ready en de Definition of Done. De kwaliteit van nieuwe/gewijzigde productonderdelen wordt bij in productie name vastgesteld, zodat ook daarvandaan de beheerbacklog weer gevuld kan worden.
Bij iedere sprint (maar ook Program Increments als daar mee gewerkt wordt) wordt een bepaalde hoeveelheid capaciteit van het team toegekend aan Product Support & Maintenance. Dat kan een vaste hoeveelheid zijn, maar kan ook variabel zijn en bij elke sprint / Program Increment vastgesteld worden. PS&M activiteiten draaien normaal mee in alle Agile events zoals stand-ups, sprint reviews en retrospectives.
Wie doet/regisseert Product Support & Maintenance?
Als je teams end-to-end verantwoordelijk maakt voor het eindproduct, zijn ze net zozeer verantwoordelijk voor de vernieuwing als voor het beheer. Dus alle beheeractiviteiten worden in principe door het team uitgevoerd. Of onder regie van het team als bepaalde productonderdelen buiten het team beheerd worden.
Om focus te houden en te voorkomen dat het bij alle teamleden een taakgebied is dat snel onder dreigt te sneeuwen, onderkennen wij in het team de rol van Product Support & Maintenance Owner. Hij/zij is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van beheer binnen het team en managet/prioriteert (in overleg met de Product Owner) de beheerbacklog.
Wanneer er sprake is van meerdere Agile teams die samen aan een product werken, zijn er beheeractiviteiten (zoals bijvoorbeeld gebruikersondersteuning) waarvan het niet efficiënt en effectief is als elk team die voor hun eigen productonderdelen uitvoeren. In dat geval kunnen de teams een Shared Service (Safe term) opzetten voor de “keten” activiteiten.
Is Product Support & Maintenance anders dan DevOps?
Jazeker! DevOps kent een bredere en andere insteek. Bij DevOps ligt de nadruk op de samenwerking tussen software engineers en andere IT specialisten waarbij de gehele ontwikkelcyclus aan bod komt. PS&M is een aanpak voor het onderhoud en ondersteuning van alle productonderdelen (waaronder de software). Als onderdeel van een DevOps transitie zou je ook PS&M moeten/kunnen implementeren. Maar gestructureerd werken aan beheer middels Product Support & Maintenance levert zowel in DevOps als niet-DevOps omgevingen profijt!
Hoe implementeer je Product Support & Maintenance?
Als onderdeel van de ontwikkeling van deze aanpak, hebben we ook een standaard voor implementatie ontwikkeld. Daarbij bouwen de Agile teams in 6 sprints het gestructureerd werken aan beheer op. Aan het eind van de 6 sprints is er ook inzicht in de beheerbacklog en kunnen de teams en hun stakeholders bewuste besluiten nemen hoe ze met de beheerbacklog om willen gaan.
Wat zou de implementatie van Product Support & Maintenance voor jou betekenen?
Op dit moment zijn wij met een aantal klanten bezig met de implementatie. Kenmerkend in de aanloop daarnaartoe was dat in die organisaties het besef ontstond dat er in Agile onvoldoende gestructureerd en proactief aan beheer werd gewerkt. En dat dat impact heeft op de veranderproductiviteit van de teams.