Verbeteringen in beheer: alleen een aap kan je trucjes leren

Het vakgebied beheer vind ik enorm uitdagend en veranderlijk. Geen dag is hetzelfde. Er zijn altijd nieuwe ontwikkelingen rondom het thema beheer waar verbeteringen wenselijk, zelfs noodzakelijk zijn. Bovendien groeit het scala aan hulpmiddelen voor beheer nog steeds. Het lijkt echter het enige punt waarin we in staat zijn te ontwikkelen. Mijn standpunt is dat dit verre van voldoende is. We moeten niet doen alsof we aapjes zijn die allerlei trucjes kunnen leren. We zullen deze trucjes ook verstandig en handig toe moeten passen willen we kunnen slagen in het realiseren van verbeteringen in beheer. In dit blog leg ik een onderverdeling uit die kan bijdragen aan gerichtere kwalitatieve verbeteringen in ons mooie vak.

Het doel van de gewenste verbetering

Vaak kennen de gewenste verbeteringen in beheer een kwalitatief doel: naar een betere of rijkere dienstverlening. Soms is dat een kwantitatief doel: naar een goedkopere of efficiëntere dienstverlening. Als het gaat om de kwalitatieve verbeteringen, valt er een onderverdeling te maken die bijdraagt aan het realiseren van deze verbeteringen. Deze is gebaseerd op de volgende vier redeneringen:

1. Om goed te kunnen beheren...
2. Om goede beheerders te werven...
3. Om een goed beheerapparaat te hebben...
4. Om het beheer structureel te verbeteren...

1. Goed beheren

Om goed te kunnen beheren… is het toepassen van hulpmiddelen de juiste werkwijze.

Deze hulpmiddelen zijn inmiddels al zeer gedetailleerd uitgewerkt en verrijkt met tal van voorbeelden en ervaringen die we kunnen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan: best practices, frameworks, procesbeschrijvingen en gestandaardiseerde normen (ISO, NEN). Ook kan je hiermee aantonen of beheer goed wordt uitgevoerd. Het hebben en behouden van kennis en kunde over omgaan met deze hulpmiddelen, bepaalt of je goed kan beheren. We mogen ons als vakspecialisten gelukkig prijzen met het brede aanbod aan opleidingen, trainingen van de hulpmiddelen.

Beheren is nog steeds voornamelijk mensenwerk. Er wordt vaak gesuggereerd dat het beheren het beste wordt uitgevoerd door mensen met een goede dosis werkervaring. Het liefst werkervaring in/van de “business” én werkervaring in het vakgebied beheer. Daar ben ik het mee eens. De beheerder kent de gebruiker en haar “streken” goed waardoor de ondersteuning vaak snel en gericht kan worden uitgevoerd.

2. Goede beheerders werven

Om goede beheerders te werven… is een goed profiel een randvoorwaarde.

Dit kan een taakprofiel of een functieprofiel zijn. Vanuit HRM-oogpunt bestaat een goed profiel uit een aantal onderdelen, waarvan ten minste een taakomschrijving, benodigde kennis of ervaring en een beschrijving van een aantal kerncompetenties. De benodigde kennis kenmerkt zich vaak door een opeenstapeling van kennis rondom hulpmiddelen. De benodigde competenties kenmerken zich vooral door de benodigde attitude, vaardigheden, zogenoemde soft skills, en algemene kennis en kunde.

In het vakgebied beheer – vooral bij het beheer van informatievoorzieningen – is het beschrijven van de benodigde competenties nog niet echt van de grond gekomen. Hierdoor lijkt het zelfs dat “iedereen” kan beheren. In mijn perceptie is dit verre van waar. Beheerders kenmerken zich naar mijn mening met name door de netwerkgerichtheid, de zachte omgang met elkaar, het zoeken van de “rek & strek”, dienstbaarheid en altijd op zoek naar alternatieven. Dat zijn competenties die niet iedereen op voorhand bezit of kan ontwikkelen.

3. Een goed beheerapparaat

Om een goed beheerapparaat te hebben… dient de organisatie zich bewust te zijn van het onderscheid in hulpmiddelen en competenties.

Het is elke organisatie immers zaak om de juiste medewerkers op de juiste werkzaamheden te kunnen (blijven) matchen. Een onbalans hierin kan ervoor zorgen dat het potentieel van het beheerapparaat niet of niet geheel kan worden bereikt. Dit staat dan zelfs nog los van de kwantitatieve vraag en de ondergrens van kwaliteit welke als (interne) dienstverlener wordt geëist. Een goed beheerapparaat bestaat uit een, voor de betreffende organisatie, optimale samenhang tussen mens, organisatie en proces.

4. Beheer structureel verbeteren

Om het beheer structureel te verbeteren… is inzicht in de huidige kwaliteit en/of kwantiteit van beheeractiviteiten cruciaal.

Dit inzicht ontstaat door de hulpmiddelen en de kennis/kunde met elkaar te verbinden. Medewerkers dienen voor het adresseren van verbeterpunten eerst aan de juiste werkprocessen uitvoering te geven met de juiste (hulp)middelen. Daarnaast dient de organisatie het beheer goed te ondersteunen in de uitvoering van haar kwalitatieve en kwantitatieve werkzaamheden. Dit kan zijn financiering, maar primair betreft het hier de houding van de organisatie naar het beheer als vak.

Onze handreikingen

Je kunt zelf de eerste stappen zetten om het beheer in jouw organisatie te verbeteren. Ik help je hier graag bij met wat handreikingen op het gebied van hulpmiddelen, competenties, organisatie en structureel verbeteren. Daarnaast kun je het heft in eigen hand nemen door op die vier gebieden stappen te maken.

Hulpmiddelen: Valori’s visie op het Beheer van de Toekomst. Integraal beheer over 5 plateau’s: (Bedrijfsprocessen, Informatie/Functionaliteiten, Data, Software en Infrastructuur).

Competenties: Beheercompetenties zoals beschreven in het e-Competence Framework (ECF)

Organisatie: Voorbeeld Inrichtingsplannen beheer

Structureel Verbeteren: Voorbeeld Jaarplannen Beheer, globale of gedetailleerde Beheerfoto, Integraal Beheerbeeld, Checklist Overdracht van projecten naar beheer.

Wat kun je zelf doen?

Hulpmiddelen: Wees geen aap die voornamelijk trucjes kent. Hiermee kan onvoldoende het verschil gemaakt worden. Het doel is immers belangrijker dan het middel.

Competenties: Beheer het vakgebied. Juist de huidige beheerders kunnen aantonen welke competenties nodig zijn om goed en ordentelijk te kunnen beheren. Goede beheerders hebben uitzonderlijke competenties en zijn niet eenvoudig te vervangen.

Organisatie: Geef aan wat beheer van jouw organisatie nodig heeft. Geef hierbij duidelijk aan wat de ondergrens is, overvragen is immers onnodig!

Structureel Verbeteren: Blijf investeren in competenties en hulpmiddelen, maar wel in balans met elkaar. Zo voorkom je dat je als beheerder enkel een aapje bent dat een paar leuke trucjes kent.