Werken excellente Agile teams gestructureerd aan beheer?

“Ja. Logisch toch?” denk je misschien na het lezen van deze titel. Dat vind ik ook, maar in de praktijk zie ik dat dit om diverse redenen vaak toch niet het geval is. Hoe zit dat in jouw organisatie? Hoe werken jullie Agile teams gestructureerd aan beheer? In deze blog geef ik een aantal suggesties om dit te onderzoeken en verbeteren.

Wat versta je onder beheer? En wat verwacht je hiervan?

Alles wat je maakt, moet je ook beheren! Mijn aanname voor deze blog is dat Agile teams (soms in samenwerking met aan het team toegekende beheerders) die verantwoordelijkheid voor beheer (willen) hebben. Hierbij onderkennen wij twee hoofddoelen van beheer:

1. Ten eerste is beheer een object in de gewenste conditie houden. Zo zal je je dakgoten schoon moeten maken om je huis vrij te houden van lekkages;

2. Ten tweede borgt beheer het adequaat gebruik van een object. Hoe haal je het beste uit alle mogelijkheden van je nieuwe verwarmingsketel?

In mijn ogen onderhoudt een Agile team de door het team gemaakte objecten adequaat en zorgt het ook voor adequaat gebruik.

Maak het belang van beheer zichtbaar

Agile werken impliceert prioriteren op waarde. Als je niet expliciet maakt wat beheer oplevert, krijgt het onvoldoende prioriteit. Vaak is continuïteit de belangrijkste reden om aan beheer te werken. De lekkage moet opgelost worden. En waarschijnlijk zetten we dan een maandelijkse schoonmaak in de agenda. Die schoonmaak is natuurlijk belangrijk, maar eigenlijk wil je daar zo weinig mogelijk tijd aan besteden. Het levert geen nieuwe waarde op, het borgt waarde creatie uit wat je al had.

Een minstens zo belangrijke drijfveer is ontwikkelproductiviteit. Als je je software of je data goed onderhoudt, kun je sneller oplossingen bieden voor nieuwe wensen. Agile teams die goed beheren, produceren meer!

De minst benutte drijfveer is méér waarde creëren door verbeterd gebruik. Veel functionaliteit blijft onbenut, veel functionaliteit/software is zelfs overbodig. Agile teams die het gebruik verbeteren en overbodige functionaliteit/software verwijderen, leveren meer waarde!

Alloceer herkenbare tijd voor beheer

Beheer gaat helaas nog niet vanzelf. Een deel heb je misschien al geautomatiseerd, maar de rest vergt inzet van capaciteit van het team. Belangrijk is dat die capaciteit daadwerkelijk beschikbaar wordt gesteld voor het team. Dat kan in de vorm van een vaste afspraak zijn. Bijvoorbeeld: elke sprint wijden we 20% aan beheer. Of: elke 5e sprint wijden we volledig aan beheer. Maar deze afspraak kun je ook variabel vormgeven. Dat komt vaker voor als het team en de Product Owner al meer ‘beheervolwassen’ zijn.

Maak beheer zichtbaar binnen je Agile werkwijze

Als je als team gestructureerd aan beheer werkt, zou dat zichtbaar moeten zijn. Hiervoor heb ik een aantal tips:

• Maak beheeritems herkenbaar op de backlog (bijvoorbeeld door te labelen als je JIRA gebruikt), dan kun je zien hoeveel er daadwerkelijk van de backlog afkomt en gerealiseerd wordt.
• Zorg voor een gestructureerde toevoer van beheeritems.
• Borg dat beheer direct tijdens het ontwikkelen meegenomen wordt. Bijvoorbeeld door het opnemen van acceptatiecriteria in je Definition of Ready en Definition of Done. Of door het toevoegen van beheer-gerelateerde tasks bij epics of user-stories.
• Beoordeel de huidige status van beheer met het team en je stakeholders

Ik merk dat Agile teams en hun stakeholders vaak geen goed beeld hebben van de status van hun product. Is er sprake van achterstallig onderhoud, hebben wij als team onze beheerexpertise wel op orde? Op deelniveau (proces, functioneel, data, applicatief, technisch) is dat beeld er misschien nog wel, maar vrijwel nooit overkoepelend en breed bekend en erkend. Door dit beeld op te bouwen en waarde te koppelen aan verbeteringen die je ziet, kun je ‘beheer breed’ prioriteiten stellen.

Maak duidelijke afspraken in het team

Stel dat je met je team afgesproken tijd aan beheer gaat alloceren. Wie zorgt er dan voor dat de backlog gevuld wordt en blijft met beheeritems? In theorie de Product Owner zou je zeggen. In de praktijk blijkt het vaak lastig te combineren, werken aan nieuwe features en het beheren van het bestaande. We lossen dit soms op door een beheerder verantwoordelijk te maken voor het beheerdeel van de backlog. In afstemming met de Product Owner natuurlijk. Een andere mogelijkheid is om rollen van Product Owner en beheerder te laten rouleren. Daarbij ga je zelf beheren wat je door je team hebt laten realiseren, zeer waardevol!

Ik ben benieuwd of jullie Agile teams gestructureerd aan beheer werken. Ik hoor het graag van je, net als vragen natuurlijk. Laat even een reactie achter en ik kom er bij je op terug.

Succes!