Betere sturing? Laat je informeren door functioneel beheerders

donderdag 8 februari 2018

Een sterke informatiepositie leidt tot betere sturing van je organisatie. “Dat is toch vanzelfsprekend?” hoor ik je denken. Ik kan me ook goed voorstellen dat dit gevoel ook bij jou heerst. Toch is deze vanzelfsprekendheid onterecht. Veel organisaties baseren hun besluiten over innovaties, investeringen, op onjuiste of onvolledige informatie. Er gaat veel geld in om, dus is het niet zaak om dit structureel te verbeteren?

Snel, sneller, snelst

Digitale innovatie, digitale transformatie… digitalisering gaat gepaard met veel goede initiatieven om dienstverlening en de bijbehorende ondersteunende middelen te ontwikkelen. Dat gaat dan in rap tempo door, zowel binnen de publieke als de private sector. Het tempo van de implementatie van de middelen gaat ook steeds sneller, mede door het gebruik van werkvormen als agile. Deze snelheid is natuurlijk noodzakelijk om als organisaties wendbaar te zijn, om te kunnen blijven concurreren en om te presteren in de huidige omgevingen. Maar wat verbeteren deze snelle veranderingen nu daadwerkelijk?

Voorbeeld: de sociale sector

Binnen de sociale sector wordt hard gewerkt aan digitale innovaties en transformatie van dienstverlening. Dit resulteert in heel mooie programma’s zoals 21st Century Skills en het in gebruik nemen van nieuwe digitale middelen op basisscholen. Het is fantastisch dat digitalisering ook in deze sector haar toegevoegde waarde kan laten zien. En laat er geen twijfel over bestaan, mijn mening hierover is louter positief.

Maar wat verbetert digitalisering nu echt?

Het blijkt echter erg moeilijk aan te tonen wat digitalisering nu feitelijk verbetert. Neem nu workshops die helpen de digitale vaardigheden van kinderen verbeteren. Deze workshops zijn zeer succesvol en worden in toenemende mate door kinderen met veel enthousiasme gevolgd. Ook scholen steken hun enthousiasme niet onder stoelen of banken. Met recht kan gesteld worden dat deze workshops dus succesvol zijn. Maar….

Als we niet weten wat de digitale vaardigheden van de kinderen zijn voorafgaand aan de workshop, kunnen we achteraf niet meten of dit verbeterd is en of dit te relateren valt aan workshop onderdelen. Maar die onderdelen blijven we wel innoveren en veranderen. Dan is het lastig aan te duiden waar nu het succes van deze workshops feitelijk zit. Terwijl iedere betrokkene aan zijn/haar water voelt dat het een succes is.

Wat bepaalt of we innoveren?

Als in dit voorbeeld een digitale innovatie wordt voorgesteld om deze workshops met virtual reality, robotica of een andere high-tech mogelijkheid proberen te innoveren, is het bijna onmogelijk dit te staven met cijfers en goede onderbouwing. Op basis waarvan wordt de beslissing dan genomen om deze innovatie te financieren en door te voeren?

De taak van de functioneel beheerder

Hier ligt een schone taak voor het functioneel beheer. In de wandelgangen horen we beheerders hier al erg vaak over “klagen”. Veelal wordt door beheerders aangeleverde informatie niet of verkeerd gebruikt en levert het nog onvoldoende bijdrage aan de besluitvorming. Jammer, want de kennis bij functioneel beheer is aanzienlijk en kan een wezenlijke verbetering in de besluitvorming realiseren.

Geef beheerders onderdeel van besluitvorming

Daarom wil ik pleiten voor het volgende: maak gebruik van de kennis en kunde van functioneel beheer in de besluitvorming rondom digitale innovatie. Dat houdt in dat functioneel beheerders de juiste informatie aan de juiste beslissers leveren zodat betere besluitvorming plaats kan vinden en dat beslissers hun keuze voor digitale innovaties op degelijke operationele informatie baseren. Informatiemanagement is een vak, zorg samen voor professionele uitvoering ervan. En vergeet daarbij niet dat de kwaliteit van data de kwaliteit van de informatie bepaalt. Zorg dus voor goed databeheer.

Zorg dat je beheer op orde is

Onze visie op beheer richt zich op het goed op orde hebben van integraal beheer. Dus: het beheer van alle middelen in samenhang die nodig zijn om het werk van de begunstigde te ondersteunen.

Dit beheer van de toekomst staat dan ook tot jouw beschikking.