Functioneel Beheer: bakkenist in de zijspan!

donderdag 8 maart 2018

In de afgelopen 2,5 jaar heb ik met veel plezier bij Valori HPM gewerkt. Mij is gevraagd, om in dit afscheidsblog, mijn kijk op belangrijke verschuivingen en ontwikkelingen binnen het vakgebied functioneel beheer te geven en mijn visie op de toekomst. Hierbij maak ik gebruik van enkele blogs die in de afgelopen periode geschreven zijn.

De rol van Functioneel Beheer

Ik vergelijk de veranderende rol van FB in een organisatie graag met die van de bakkenist in een zijspan tijdens de motorcross: absoluut noodzakelijk, anders wordt de snelheid niet gehaald en kantelt de motor, maar ze zit nooit zelf aan het stuur.

Ontwikkelingen in de beheerketen

Functioneel Beheer is vooral ontstaan rond 2004-2008 als onderdeel van de informatiemanagementkolom en oorspronkelijk veelal gepositioneerd in een vraag–aanbodsturing. Gebaseerd op BiSL, voert ze vooral de operationele functioneel beheertaken uit en ondersteunt ze de gebruikersorganisatie. Dit heeft geleid tot een duidelijk herkenbare en ontwikkelde schakel in de IT-beheerketen.

Maar functioneel beheer opereert nooit op zichzelf, is altijd onderdeel van een keten. Dat maakt haar kwetsbaar als onderdelen in de keten anders gaan werken of organiseren. Denk aan de intrede van Agile/Scrum, DevOps of een indeling in Run en Change organisatie. Deze ontwikkelingen heb ik beschreven in Ontwikkeling in IT beheer: Looijen, BiSL, Run & Change, DevOps.

Samenwerking Agile/Scrum

Een ontwikkeling die veel impact heeft op FB is de opkomst van Agile/Scrum-teams. Ingestoken vanuit de softwareontwikkeling, heeft deze aanpak grote gevolgen voor FB. FB raakt namelijk haar rol kwijt als gedelegeerd opdrachtgever. Deze komt bij de product owner van het scrumteam te liggen.

FB kan in principe op verschillende momenten van het Agile/Scrum-proces FB-taken uitvoeren (zie: De handshake tussen FB en Scrum), maar het risico blijft dat enkele fundamentele FB-taken blijven liggen. Want een agile/scrum-team zal voor de oplossing van een gebruikersbehoefte de bestaande software aanpassen of iets nieuws bouwen. Maar of aan deze behoefte kan worden voldaan door het gebruik van de informatievoorziening te verbeteren of het werkproces aan te passen wordt niet opgepakt. En dit is nu juist een kerntaak van Functioneel beheer (zie: Wordt de IV in jouw organisatie optimaal benut?).

De toegevoegde waarde van Functioneel beheer

IT-dienstverlening wordt steeds meer aangeboden als een soort nutsvoorziening: je gebruikt het dagelijks en maakt je niet druk over waar het staat of hoe het georganiseerd is. Het moet beschikbaar zijn en het doen. Denk aan clouddiensten, SAAS, WAAS en Apps. Bij deze vormen van IT-dienstverlening verschuift de rol van Functioneel Beheer. De toegevoegde waarde van FB ligt vooral in de verbinding, ondersteuning en duiding met de gebruikersorganisatie. Waarbij je minder aan het werk bent in de informatievoorziening, maar meer met de coördinatie van activiteiten.

Een andere opkomende ontwikkeling is die van de Blockchain. Blockchain levert volop kansen voor Functioneel Beheer. Hiervoor is het belangrijk de ontwikkelingen te omarmen, kennis op te doen en mogelijke toepassingen helpen vorm te geven. Jeroen Eijskoot schrijft hierover in zijn blog ( FB door Blockchain geactiveerd) dat de kern van FB meer mogelijkheden en toegevoegde waarde krijgt in de blockchain.

De nieuwe regieorganisatie

Er zijn volgens mij volop kansen en mogelijkheden om het vakgebied Functioneel Beheer succesvol toe te passen en om van meerwaarde voor de organisatie te zijn. Die ligt minder in de uitvoering en meer in een regie- en coördinatierol. Volgens mij is dit ook de kern van BiSL.

Ik weet niet of die nieuwe regieorganisatie FB als naam zal blijven behouden, maar het gedachtegoed is springlevend en biedt alle kansen om ook in nieuwe omstandigheden de beheerketen sterker en robuuster te maken. Voor FB is het van belang om voldoende zichtbaar te zijn, om haar toegevoegde waarde voor de organisatie te laten zien. Je bent als bakkenist een essentiële schakel en in beginsel volgend, maar je hoeft niet stil en onzichtbaar te zijn.