Haalt jouw zorgorganisatie het optimale uit Functioneel Beheer?

donderdag 3 juli 2014

We weten allemaal dat Functioneel Beheer een cruciale rol speelt in organisaties. FB’ers zorgen er namens de business voor dat ICT de bedrijfsprocessen optimaal blijft ondersteunen. Toch merk ik in de praktijk dat de meeste organisaties nog flink wat winst kunnen boeken op FB-gebied.

Je doet het niet snel goed met Functioneel Beheer. Wanneer de ICT-ondersteuning aan de business niet voldoet, ben je daar (mede) debet aan. Als het wel goed gaat, ontstaat de vraag of de organisatie er zoveel geld in moet steken. Dat zorgt soms voor rare discussies. Om die te voorkomen, is het belangrijk dat Functioneel Beheer optimaal presteert en alle betrokkenen er de meerwaarde van inzien.

Drie tips…

1. Maak jezelf en je prestaties zichtbaar

Interne diensten zijn vaak niet goed zichtbaar in organisaties. Ze leveren geweldig werk, maar bijna niemand die het ziet. Het is dus zaak om je te laten zien. Een gestructureerde dialoog met de business is essentieel. Wat zijn jouw taken en verantwoordelijkheden? Welke diensten lever je? Welke prestaties verwachten ze van je? Welke kwaliteit? Zijn de kosten in balans? En last but not least: kennen we de risico’s rondom ICT-ondersteuning en zijn die acceptabel?

Door als FB-team samen met de business antwoorden op deze vragen uit te werken, leg je met elkaar de basis voor succes!

2. Geef prioriteit aan Agile

Veel ICT-organisaties schakelen over op Agile. Als deze manier van werken eenmaal is ingesleten, zijn de resultaten meestal zeer positief. Eén van de kritische succesfactoren is de wijze waarop de business en FB mee veranderen. Wie neemt welke taken op zich? Wie levert de Product Owner: de business of FB? Hoe lever je tijdig de juiste input aan het Scrum/DevOps-team? Hoe borg je dat de FB-eisen voldoende aan bod komen?

Neem als FB de lead! Zorg ervoor dat je de business ondersteunt om maximaal rendement te halen uit Agile-ICT. Ga zelf ook Agile werken door bijvoorbeeld Lean/Kanban te implementeren. Ik merk dat de business direct meer toegevoegde waarde van FB ervaart, omdat ze zien waar je mee bezig bent!

3. Investeer in de ontwikkeling van Functioneel Beheerders

Functioneel Beheer is enorm in beweging. Niet alleen doordat ICT een steeds prominentere rol in het bedrijfsproces krijgt, maar ook omdat de business de snelheid en wendbaarheid wil vergroten. De FB’er wordt steeds belangrijker voor de business. Hij/zij begrijpt wat de business nodig heeft, communiceert uitstekend met ICT en zorgt dat de business het ICT potentieel maximaal benut. Een duizendpoot die ICT kennis combineert met sterke sociale vaardigheden. Dat vraagt nieuwe kennis en vaardigheden van de FB’er. Investeer dus structureel in je FB’ers: in hun vakkennis, ICT-kennis en vaardigheden. Welke kennis en vaardigheden heeft een FB’er in jouw organisatie straks nodig? Waar staan ze nu? Kunnen jouw huidige FB-ers deze transitie maken? Een scan van de IST, SOLL en een ontwikkelplan FB helpen jou en je FB’ers om ook straks de hoge verwachtingen waar te kunnen maken!

Sla de handen ineen!

Er is een belangrijk aandachtspunt bij het oppakken van deze tips: doe het niet alleen! Functioneel Beheerders van organisatieonderdelen die samen optrekken bereiken meer bij het management van hun business units. Want die beseffen veelal onvoldoende hoe FB het verschil kan maken. Door als FB-ers intensief samen te werken, lever je meer toegevoegde waarde voor de hele organisatie!

Haalt jouw organisatie het optimale uit Functioneel Beheer? Bespreek het eens met de business, de ICT-organisatie en vooral met de Functioneel Beheerders zelf!