Agile en de toekomst van de functioneel beheerder

donderdag 30 augustus 2018

In steeds meer organisaties verdwijnen de functioneel beheerders of staat het bestaansrecht van deze functionarissen onder druk. In veel gevallen is dit gerelateerd aan de introductie van een Agile werkwijze en organisatie. Naar mijn mening gebeurt dit onvoldoende doordacht en zou de functioneel beheerder van nu (mits ontwikkelbaar op een aantal competenties) een zeer waardevolle rol kunnen vervullen in Agile. In dit blog leg ik uit waarom ze onder druk staan; waarom Agile teams kunnen profiteren van hun inzet en hoe dat in de praktijk ingevuld kan worden. Als je na het lezen hier meer over wil weten, neem dan vooral contact met ons op.

Waarom staan de functioneel beheerders onder druk in Agile?

Bij de transitie naar Agile worden multidisciplinaire teams gevormd die meestal hun basis hebben in de project/change/ontwikkel-organisatie. Voor de introductie van Agile behartigde de functioneel beheerder de belangen van de gebruikersorganisatie. Nu schakelt de Product Owner rechtstreeks met alle betrokkenen om tot een geprioriteerde backlog te komen. En waar functioneel beheerders vaak het beheer voor hun rekening namen na oplevering van een project, zijn Agile teams niet alleen verantwoordelijk voor ontwikkeling, maar ook voor beheer. Tel daarbij op dat ontwikkelaars vaak wel de skills worden toegedicht om het beheer te kunnen doen, maar functioneel beheerders niet om te ontwikkelen.

Oftewel: veel organisaties zien geen/onvoldoende toekomst voor hun functioneel beheerders in Agile!

Wat is er in mijn ogen mis met deze redenatie?

Agile teams hebben dus de verantwoordelijkheid voor het beheer (onderhoud en ondersteuning) van een deel van de middelen die er voor zorgen dat de business zijn diensten kan leveren aan klanten. Beheer heeft als doel om continuïteit en kwaliteit van dienstverlening te borgen en ontwikkelsnelheid, productiviteit en wendbaarheid te vergroten. Echter dat doel wordt niet bereikt als Agile teams reactief en ongestructureerd werken aan beheer. Zo moeten beheeritems worden geïdentificeerd en op de backlog verschijnen, de Product Owner moet de beheeritems prioriteren. Ik vind dat veel functioneel beheerders op dit vlak van grote waarde kunnen zijn in een Agile team door hun unieke kennis van de bedrijfsprocessen, functionaliteiten en applicaties. Waarbij ze de Product Owner kunnen ontlasten die vaak al zijn/haar aandacht nodig heeft voor vernieuwing.

Daarnaast kent beheer een aantal activiteiten die niet in een sprintritme van 2 weken passen. Een gebruikersondersteuningsvraag bijv. zal je niet op de backlog zetten en pas in de volgende sprint oppakken. Hoe organiseer je als team dat je hier adequaat op kunt reageren?

Wat betekent dit voor de toekomst van de functioneel beheerder?

Ik zie veel Agile teams die het beheer van hun middelen onvoldoende gestructureerd uitvoeren. En dus minder toegevoegde waarde realiseren dan eigenlijk mogelijk. Functioneel beheerders zouden goede kandidaten kunnen zijn om de beheeractiviteiten in een team uit te (laten) voeren.

Binnen Valori hebben we met onze methodiek voor Integraal Beheer deze activiteiten in kaart gebracht en gebundeld in een nieuwe rol die Agile teams helpt om hun beheerverantwoordelijkheid efficiënt en effectief in te vullen!