De drie sleutels tot succesvol Functioneel Beheer

dinsdag 15 juni 2021

De manier waarop je je werk uitvoert bepaalt het resultaat ervan. Beter gezegd, de uitvoering bepaalt grotendeels of je een doelstelling haalt. Dat geldt zeker ook voor Functioneel Beheer en de taken en processen die daar onder vallen.

Maar wat levert Functioneel Beheer nou precies op? Wat is de toegevoegde waarde en wat verwacht een organisatie eigenlijk van Functioneel Beheer? En voegt Functioneel Beheer in jouw organisatie die waarde ook echt toe? En is dat zichtbaar te maken? Als je deze vragen niet direct kan beantwoorden is het misschien goed om verder te lezen.

Ik merk dat veel Functioneel Beheerders op zoek zijn naar technieken en middelen om hun werkzaamheden sneller en beter uit te voeren. En om hun resultaten en zichtbaarheid binnen de organisatie te vergroten. Functioneel Beheer is nog vaak reactief en veel methoden en inrichtingsvormen focussen vooral op de inrichting van beheerprocessen. Ze zijn een leidraad voor wát een functioneel beheerder moet doen (en ook wat niet). Maar ze geven lang niet altijd een helder antwoord op de vraag hóe je dat dan doet, of waarom. Hierdoor is de wijze van uitvoering en daardoor de toegevoegde waarde van Functioneel Beheer niet overal gelijk en ligt Functioneel Beheer soms zelfs onder vuur.

De oplossing zit ‘m wat mij betreft in het verbeteren van drie aspecten:

  1. Zichtbaarheid
  2. Resultaatgerichtheid
  3. Vaardigheid

Om maar meteen met die laatste te beginnen.

Vaardigheid

Beschikken over de juiste tools, kennis en vaardigheden is voor goed Functioneel Beheer essentieel. Niet alleen kennis van de ondersteunde business processen, maar ook kennis van methoden en technieken om beheerprocessen en activiteiten uit te voeren en vorm te geven.

Om Beheerders te voorzien van de juiste tools en technieken werkt Valori sinds dit jaar samen met de Vakopleiding Functioneel Beheer van Daniel E. Brouwer. De Vakopleiding geeft Functioneel Beheerders een goed gevulde gereedschapskist met middelen en technieken. Ze krijgen inzicht in hóe ze hun werk kunnen doen. De training is gebaseerd op jarenlange praktijkervaring. En hij is bovendien heel pragmatisch. Als trainer bij de Vakopleiding zie ik dit elke training weer. Iedere trainingsdag begint wel met een verhaal hoe de deelnemers het materiaal van de voorgaande dag hebben toegepast in hun eigen situatie. En daarmee direct hun meerwaarde laten zien. Investeren in het hóe werpt dus al tijdens de trainingsdagen z’n vruchten af.

Resultaatgerichtheid

Hiervoor is het nodig om te bepalen wat de doelstellingen van Functioneel Beheer zijn. En wat de organisatie van Functioneel Beheer verwacht. Met andere woorden voor welke diensten wil men ‘betalen’ en welke verwacht men standaard? Daarna bepaal je het niveau van de dienstverlening. Zo ontstaat een Diensten Catalogus Functioneel Beheer. Op basis van deze catalogus en de verwachtingen stel je servicelevels en doelstellingen vast. Deze doelstellingen vormen de resultaten waar Functioneel Beheer mee aan de slag gaat. Zie hier, Resultaatgericht Functioneel Beheer.

Valori ontwikkelde deze aanpak om organisaties in staat te stellen om samen met de business focus aan te brengen in de Functioneel Beheer werkzaamheden. Hiermee vermindert de hoeveelheid onnodig/oneigenlijk werk drastisch én maak je de toegevoegde waarde van Functioneel Beheer heel goed inzichtelijk. De aanpak focust op zes resultaatgebieden. Samen met de business doen we per resultaatgebied een 0-meting en spreken we doelstellingen af. Vervolgens realiseren we in een aantal sprints de verbeteringen om deze doelstellingen te bereiken.

Het laatste aspect volgt eigenlijk vanzelf, zodra vaardigheid en resultaatgerichtheid worden ingevuld.

Zichtbaarheid

Functioneel Beheerders laten hun expertise zien. De resultaten worden meetbaar en op vaste momenten (zichtbaar) gepresenteerd. Hierdoor kan zowel Functioneel Beheer als de business sturing geven. Zichtbaarheid is ook een wezenlijk onderdeel van de Vakopleiding en onze aanpak Resultaatgericht Functioneel Beheer. Beheerders krijgen simpele technieken om hun zichtbaarheid (en daarmee die van Functioneel Beheer als geheel) binnen hun organisatie te vergroten. Niet door te focussen op simpele PR, marketing en ‘aanwezig’ zijn, maar door juist de nadruk te leggen op hun expertise, de kwaliteit van de middelen waarmee ze de organisatie ondersteunen en de toegevoegde waarde van hun werkzaamheden.

Zichtbaarheid zorgt daarnaast ook weer dat de business ziet wie ze moeten inschakelen om hun processen te ondersteunen, te verbeteren en de gewenste waarde toe te voegen. Want wie kan je beter vragen om resultaten te behalen of waarde toe te voegen dan de expert?

Wil je meer weten over Valori’s aanpak Resultaatgericht Functioneel Beheer of de Vakopleiding Functioneel Beheer? Neem dan contact op met Otto van de Hoven of Remco Wilders.

Remco Wilders is Consultant Functioneel Beheer bij Valori. Hij geeft regelmatig training voor de Vakopleiding Functioneel beheer.