Het
organiseren van een evenement heeft heel wat voeten in de aarde. Dat
ondervind ik regelmatig tijdens mijn werk. Als recruiters organiseren we
workshops en avonden om potentiële collega’s op een laagdrempelige
manier kennis te laten maken met Valori. Een mooie aanvulling vind ik
het delen van kennis. In een tweetal blogs wil ik jullie graag meenemen
met de organisatie, geef ik tips en vertel ik je uiteindelijk hoe de avond zelf is verlopen.
Hoe het allemaal begon
Vorig jaar heb ik mij aangemeld voor de vakgroep Agile.
Waarom? Ik ben graag op de hoogte van wat er binnen Valori allemaal
speelt en waar mijn collega’s mee bezig zijn. Agile is niet te technisch
en daarom voor mij nog goed te volgen. Tijdens één van deze meetings
kwam het delen van kennis ter sprake. De vakgroep wil zich hard maken
voor het delen van agile kennis voor en door collega’s. Daarvoor heb je
allerlei mogelijkheden. Denk aan het organiseren van trainingen en
workshops, de inrichting van een platform of plan een informatieve
avond. Al gauw ging het over de organisatie van de avond en voor ik het
wist zat ik in het scrumteam dat hier invulling aan ging geven.
Agile aanpak
Zo gezegd, zo gedaan. We kozen voor een agile aanpak, ik bevond me
tenslotte bij die vakgroep. Best een uitdaging: ik heb tenslotte alleen
maar theoretische kennis. Die theorie heel simpel lijkt maar blijkt,
zoals in veel gevallen, in de praktijk veel ingewikkelder.
Onze stand-up werd een weekly in plaats van een daily en als team kwamen
we maandelijks bij elkaar. De tool Trello
diende als tool om een scrumbord bij te houden. Toegegeven, daar heb ik
tot op de dag van vandaag onvoldoende mee gewerkt. Maar met de tijd
werden de sprints beter en werkten we naar de thema-avond toe.
De start en tips
Ons begin was het ophalen van de eisen en wensen van de
belanghebbenden. Je wilt natuurlijk wel iets organiseren waar
daadwerkelijk behoefte aan is. Vervolgens waren het budget en het
stappenplan aan de orde. Deze stappen moesten ervoor zorgen dat we tot
een inspirerende, leerzame en ook gezellige thema-avond zouden komen.
Dat thema was Scaling Agile; erg actueel bij veel opdrachtgevers van
mijn collega’s. Een onderwerp dat zeker nog niet volledig
uitgekristalliseerd is. Er is nog veel te doen rondom deze frameworks.
Weet wat belangrijk is om succesvol te zijn
Wat we vooral hoog op onze agenda hadden staan was de kwaliteit van
deze avond. Hoe zorg je dat je in korte tijd voldoende informatie geeft
en kennis deelt zonder te vervallen in te veel theorie en lange
presentaties. Dat was echt onze uitdaging.
Mijn collega-teamleden hebben zich vooral gebogen over de inhoud en
vorm voor deze avond. Daarbij konden ze terugvallen op de kennis van
ervaren consultants die al met deze frameworks werken en op onze academy
die goed inzicht heeft gegeven in welke vormen je kunt gebruiken.
Daarbij waren er een aantal collega’s die het leuk vonden om hun
ervaringen te delen en een framework toe te lichten als spreker.
De organisatorische kant
Zelf heb ik me vooral beziggehouden met de organisatorische kant. Ik
koos een datum die nog ver weg genoeg was zodat de agenda’s nog niet vol
waren. Daarbij hield ik vakantieperiodes, evenementen als
wereldkampioenschappen in de gaten. Deze zorgen vaak voor een mindere
opkomst. Houd ook rekening met andere eigen evenementen en de
beschikbaarheid van de locatie. Zorg dat de uitnodiging tijdig klaar en
verstuurd is. Denk ook aan reminders op gezette tijden, de zaal
aankleding en catering. Kortom: veel regelwerk en dat vergt een strakke
planning.
Trots op het resultaat
Op het einde moesten we in de sprint ook echt een sprintje trekken en
merkten we dat het soms best zwaar was om dit naast ons werk erbij te
doen. We hebben de klus geklaard en hoe! Maandag 11 september was de
thema-avond Scaling Agile. Met een 8,5 gemiddeld als
evaluatiebeoordeling door onze collega’s was het een zeer geslaagde
avond. Ik ben super trots dat we dit met het team hebben neergezet en
een vervolg is al in de maak. Hoe de thema-avond verlopen is en over de
inhoud vertel ik in mijn volgende blog meer.