Een (agile) thema-avond organiseren: zo doe je dat!

Het organiseren van een evenement heeft heel wat voeten in de aarde. Dat ondervind ik regelmatig tijdens mijn werk. Als recruiters organiseren we workshops en avonden om potentiële collega’s op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met Valori. Een mooie aanvulling vind ik het delen van kennis. In een tweetal blogs wil ik jullie graag meenemen met de organisatie, geef ik tips en vertel ik je uiteindelijk hoe de avond zelf is verlopen.

Hoe het allemaal begon

Vorig jaar heb ik mij aangemeld voor de vakgroep Agile. Waarom? Ik ben graag op de hoogte van wat er binnen Valori allemaal speelt en waar mijn collega’s mee bezig zijn. Agile is niet te technisch en daarom voor mij nog goed te volgen. Tijdens één van deze meetings kwam het delen van kennis ter sprake. De vakgroep wil zich hard maken voor het delen van agile kennis voor en door collega’s. Daarvoor heb je allerlei mogelijkheden. Denk aan het organiseren van trainingen en workshops, de inrichting van een platform of plan een informatieve avond. Al gauw ging het over de organisatie van de avond en voor ik het wist zat ik in het scrumteam dat hier invulling aan ging geven.

Agile aanpak

Zo gezegd, zo gedaan. We kozen voor een agile aanpak, ik bevond me tenslotte bij die vakgroep. Best een uitdaging: ik heb tenslotte alleen maar theoretische kennis. Die theorie heel simpel lijkt maar blijkt, zoals in veel gevallen, in de praktijk veel ingewikkelder. Onze stand-up werd een weekly in plaats van een daily en als team kwamen we maandelijks bij elkaar. De tool Trello diende als tool om een scrumbord bij te houden. Toegegeven, daar heb ik tot op de dag van vandaag onvoldoende mee gewerkt. Maar met de tijd werden de sprints beter en werkten we naar de thema-avond toe.

De start en tips

Ons begin was het ophalen van de eisen en wensen van de belanghebbenden. Je wilt natuurlijk wel iets organiseren waar daadwerkelijk behoefte aan is. Vervolgens waren het budget en het stappenplan aan de orde. Deze stappen moesten ervoor zorgen dat we tot een inspirerende, leerzame en ook gezellige thema-avond zouden komen. Dat thema was Scaling Agile; erg actueel bij veel opdrachtgevers van mijn collega’s. Een onderwerp dat zeker nog niet volledig uitgekristalliseerd is. Er is nog veel te doen rondom deze frameworks.

Weet wat belangrijk is om succesvol te zijn

Wat we vooral hoog op onze agenda hadden staan was de kwaliteit van deze avond. Hoe zorg je dat je in korte tijd voldoende informatie geeft en kennis deelt zonder te vervallen in te veel theorie en lange presentaties. Dat was echt onze uitdaging.

Mijn collega-teamleden hebben zich vooral gebogen over de inhoud en vorm voor deze avond. Daarbij konden ze terugvallen op de kennis van ervaren consultants die al met deze frameworks werken en op onze academy die goed inzicht heeft gegeven in welke vormen je kunt gebruiken. Daarbij waren er een aantal collega’s die het leuk vonden om hun ervaringen te delen en een framework toe te lichten als spreker.

De organisatorische kant

Zelf heb ik me vooral beziggehouden met de organisatorische kant. Ik koos een datum die nog ver weg genoeg was zodat de agenda’s nog niet vol waren. Daarbij hield ik vakantieperiodes, evenementen als wereldkampioenschappen in de gaten. Deze zorgen vaak voor een mindere opkomst. Houd ook rekening met andere eigen evenementen en de beschikbaarheid van de locatie. Zorg dat de uitnodiging tijdig klaar en verstuurd is. Denk ook aan reminders op gezette tijden, de zaal aankleding en catering. Kortom: veel regelwerk en dat vergt een strakke planning.

Trots op het resultaat

Op het einde moesten we in de sprint ook echt een sprintje trekken en merkten we dat het soms best zwaar was om dit naast ons werk erbij te doen. We hebben de klus geklaard en hoe! Maandag 11 september was de thema-avond Scaling Agile. Met een 8,5 gemiddeld als evaluatiebeoordeling door onze collega’s was het een zeer geslaagde avond. Ik ben super trots dat we dit met het team hebben neergezet en een vervolg is al in de maak. Hoe de thema-avond verlopen is en over de inhoud vertel ik in mijn volgende blog meer.