Het testplan: een zegen voor functioneel beheerders!

Vol goede moed stapte ik twee weken geleden bij mijn nieuwe opdrachtgever binnen: of ik als functioneel beheerder de laatste fase van de acceptatietest af wilde maken en voor een goede in beheer name kan zorgen. Het plan is om op 1 september live te gaan en er is nog niets besloten. Ik mocht het doen zoals ik dat wilde! Wat een uitdaging!

Waarom ben je er?

Ik zal niet de enige zijn die dit overkomt. Er zijn legio voorbeelden waarbij consultants op het laatste moment inspringen om de livegang van een project waar al jaren aan gewerkt is tot een goed einde brengen. Niet zelden lopen projecten uit, is het budget overschreden of heeft de business geen gevoel bij wat er geleverd gaat worden. Je krijgt de opdracht mee om de business te informeren over de kwaliteit van het project, de verborgen gebreken aan te tonen en men te behoeden voor grote risico’s. Daarnaast moet jij meestal een plan uitwerken voor wat er na de livegang gaat gebeuren.

Waar begin je?

Als je het goed treft, krijg je een uitgebreide introductie van de business stakeholders en van de project managers over het project. Als je het minder goed treft krijg je een werkplek aangewezen, toegang tot de projectdocumentatie en de boodschap dat je daar alles kan vinden. Na een tijdje zoeken kom je meestal een planning tegen die een half jaar geleden is bijgewerkt of leg je de hand op een business case die twee jaar oud is. In de wandelgangen heb je al geleerd dat het project in een kritieke fase is. Het valt te betwijfelen of deze documenten nog steeds de waarheid spreken. Hoe krijg je dan wel een goed beeld van wat je te wachten staat? Zijn er misschien verborgen risico’s? Moet je de business daar over informeren?

De testers!

Dit zijn vragen waar je niet meteen het antwoord op kan geven. Maar wie anders weet dit beter dan de betrokken testers? Omdat zij al langer bij het project betrokken zijn en het systeem uitgebreid testen, weten zij haarfijn wat hoe het werkt en waar de pijnpunten zitten. Daarnaast hebben zij door regelmatig overleg met business een gevoel van wat de impact van een probleem is op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Om er zeker van te zijn dat op de meest effectieve manier getest wordt, hebben de testers hun werkwijze vastgelegd in een testplan. Dit plan is uitgebreid besproken met de business, de stakeholders en projectmanagers. Het testplan helpt hen bij de dagelijkse werkzaamheden en is voor functioneel beheerders van onschatbare waarde!

Wat staat er in het testplan?

In het testplan zijn belangrijke dingen vastgelegd die jou richting geven bij je werkzaamheden. Je kan er het volgende in terug vinden:

1. Opdrachtgever

Voor jou misschien de wel de meest belangrijke stakeholder. De opdrachtgever geeft namens de business akkoord voor de in productie name en maakt deze beslissing op basis van de testresultaten. Meestal is deze persoon ook de gedelegeerde namens de business en is daarmee meteen jouw aanspreekpunt en sparringpartner. Hij of zij is al op de hoogte gehouden door de testers en kan jou van alles vertellen over wat er in het verleden al gebeurd is. Meestal is de opdrachtgever ook de budgethouder en kan jou voorzien van de nodige middelen om je werk als functioneel beheerder uit te kunnen voeren.2.

2. Prioritering van testwerkzaamheden

Deze prioritering kan voor jou een leidraad zijn in je werkzaamheden. De prioritering van de modules of systeemonderdelen is gedaan op basis van de business impact. Dit maakt duidelijk waar je nu meer over moet weten, wat minder belangrijk is en wat later van belang gaat zijn. De business wil jou spreken over belangrijke dingen en is bij een in beheer name minder geïnteresseerd in dingen van een lagere prioriteit.

3. Stakeholder

Het is goed om bewust te zijn wie er wat over het project te zeggen hebben. De stakeholderlijst is een overzicht van mensen die bepalend kunnen zijn voor wat jij gaat beheren. Het zijn namen van key users, beheerders van andere systemen en anderen waaraan gerapporteerd moet worden. Je mag ervan uit gaan dat deze mensen een belang hebben bij een goede livegang en zullen meer dan bereid zijn je te helpen. Zij komen vanuit de business, kunnen jou alles vertellen over de praktijk en zijn uitvoerig op de hoogte van de bedrijfscontext van het project. Je doet er goed aan om eens kennis te maken met deze mensen en hun belang te onderzoeken.

Al deze informatie helpt jou bij het prioriteren in de eerste paar weken in je nieuwe omgeving. Je hebt meteen een idee wat de business te wachten staat en jij kan samen met de opdrachtgever, de stakeholders, key users de lijnen uitzetten voor wat er na de livegang gaat gebeuren.

Hoe is het met mij afgelopen?

Volgens mijn testplan was de livegang gepland voor 1 september en mocht bij de in beheer name niets fout gaan. Hierdoor wist ik niet precies waar ik moest beginnen en hoe ik kon helpen bij een goede livegang. Samen met de business en testers hebben we de impact van verschillende onderdelen nog een keer onder de loep genomen. Uiteindelijk kozen we voor een aanpak waarbij het systeem onderdeel voor onderdeel live gaat, in een periode van meerdere maanden. Hierdoor heeft het projectteam meer tijd om kritieke onderdelen nog beter te maken en heb ik meer tijd om samen met de opdrachtgever de business te helpen bij deze grote verandering. Nog steeds een leuke uitdaging!

Samenvattend...

Wanneer je bij een bestaand project aanhaakt, kijk dan vooral even in het testplan. Het zal antwoord geven op veel vragen en het helpt je bij het maken van een goede start in een nieuw project.