7 tips voor succesvolle gildes en communities

Door Egbert Bouman

Hoe zet je een succesvol gilde op? En hoe zorg je dat het een succes blijft en daadwerkelijk bijdraagt aan de samenwerking en kennisdeling in je organisatie? In dit blog deel ik de ervaring van Valori en van mijzelf met zeven tips voor gildeleiders.

Wat is het?

Laten we eerst even helder zijn over de naam van het beestje. Dit blog gaat over centres of excellence, communities en gildes. Drie gangbare namen anno nu die ongeveer hetzelfde bedoelen. Als je het special interest group (SIG), competence centre, expertisegroep of vakgroep of nog iets anders wilt noemen: ook prima. In dit blog gebruik ik de term gilde omdat die het meest gangbaar is, de essentie goed vangt en lekker kort is.

Dan de definitie. Ik sla de middeleeuwse wortels even over want dat weten we wel. Het inmiddels wereldwijd gekopieerde ‘Spotify model’ herdefinieert een gilde in IT context als “a group of people that want to share knowledge, tools, code, and practices”.

Dat is wat het is en daar gaat dit blog over, ongeacht de naam die je kiest. Omdat Valori en ik vooral met kwaliteit en testen bezig zijn, zullen de toespitsing en de voorbeelden vaak over testgildes gaan, maar de principes gelden voor elk ander gilde.

Waarom zou je het willen?

Nog niet zo heel lang geleden was onze IT governance georganiseerd in centrale afdelingen. Denk aan de ontwikkelafdeling, de testafdeling, operations, enzovoort. Ik heb een fors deel van mijn professionele leven gewerkt voor het Test & Release Centre (TRC), het Test Competence Centre (TCC), het QA & Test team, het Centrum voor Informatie Verificatie en Validatie (CIVV) of gewoon ‘de testafdeling’ van allerlei organisaties. Je was in dienst van of werd ingehuurd door zo’n afdeling en dat was je thuisbasis waar je ook kennis en ervaringen en de ‘Way of Work’ deelde met vakbroeders. Van daaruit werd je uitgeleend aan projecten.

Dat zie je niet veel meer. We zijn nu lid van decentrale Scrum, Kanban en DevOps teams die veel vrijheid claimen en krijgen. En terecht, want dat heeft veel verstarring weggenomen en veel flexibiliteit, productiviteit en enthousiasme gebracht.

Maar helaas, elk voordeel hep z’n nadeel, en waar organisaties al snel tegenaan liepen is dat vrijheid goed en fijn is, maar wildgroei niet. Als elk team in werkwijze en toolkeuze zijn eigen weg gaat en zijn eigen wielen uitvindt heb je uiteindelijk een probleem. En niet zo’n klein probleem ook. Want we weten het al lang: snel, flexibel en kostenefficiënt een systeem bouwen is één ding, maar dat systeem jarenlang in de lucht houden en onderhouden kost vele malen meer. Een één op tien verhouding tussen bouw (Capex) en gebruik en beheer (Opex) is heel normaal. Dus rekening houden met de beheertoekomst en niet alleen met agile ontwikkelvrijheid is geen gek idee.

En nu komt het punt: als elk team zijn eigen keuzes heeft gemaakt in architectuur, werkwijze en tooling dan zijn die kosten niet ‘gewoon hoog’ maar tórenhoog en compleet onbeheersbaar.

Conclusie: je wilt een stukje uniformiteit over de teams heen, voor de samenwerking nu, maar vooral met het oog op de exploitatie later.

En wat daar bij helpt? Juist: gildes! Die lossen natuurlijk niet alles op, maar helpen wel enorm. Om die reden zou elke zichzelf respecterende IT-organisatie gildes moeten willen hebben.

Comply or explain!

Een gilde heeft meestal geen formele macht en weinig bevoegdheden, maar het uitwisselen van kennis en ervaring brengt vanzelf meer uniformiteit. Als het gilde bovendien de hoeder is van aanpak en (tooling) afspraken is het positieve effect nog sterker. Ik heb zelfs bijzonder positieve ervaringen met ‘empowered gildes’ die ook een kaderstellend en sturend mandaat hebben. En echt verantwoordelijkheid nemen voor de ‘Way of Work’ binnen een bepaalde discipline, zoals testen. Aansluiting bij de echte wereld gegarandeerd en je QA afdeling kan lean & mean blijven!

Het gilde zorgt voor uitspreken-afspreken-aanspreken en opzet-bestaan-werking. Hoe leuk is het om elkaar daarin scherp te houden en er een sport van te maken? “Waarom doen jullie het anders dan de rest? Heb je daar wel een goede reden voor? Comply or Explain!”

Zo pak je het aan: zeven tips

Er zijn duizend manieren om een bruisend gilde te creëren en honderdduizend manieren om dat te verknallen. Hieronder volgen zeven succesfactoren uit de Valori praktijk en mijn persoonlijke ervaring.

1. Persoonlijke aandacht

Deze zet ik bovenaan want hiermee staat of valt echt het succes van een gilde, zeker in de opstartfase. Hier ligt de grootste (en leukste) taak van de gildeleider. Gildeleider zijn is behalve een eer vooral hard werken. Als Dienend Leider, bewust met twee hoofdletters geschreven.

Leiderschap: Steek je nek uit en neem verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van je gilde en voor de actieve betrokkenheid van de leden. Geef mensen de ruimte om hun visie en ervaringen te delen en als je het eens bent, verwerk dat dan zichtbaar in de ‘Way of Work’ op je gildesite: “dit is onze teststrategie, zo testen wij anno nu”.

Dus geef anderen de ruimte, maar wees zeker niet te bang om ook zélf je professionele visie te delen en promoten. Delegeer niet alles, een succesvolle gildeleider is meer dan een facilitator. Professionals waarderen het als je een visie hebt en een flink aandeel levert in het bieden van interessante content in en buiten de gildebijeenkomsten. Ik zie het ter beschikking stellen van mijn eigen kennis en ervaring en mensen daarmee enthousiasmeren niet alleen als een leidende, maar zeker ook als een dienende taak.

Dienend: Bel elk nieuw lid en maak een praatje, help met praktische dingetjes zoals regelen van accounts en aanmelden bij Slack kanalen en zo. Zorg dat iedereen de ledenlijst kent en hou die (zelf!) netjes en actueel. Zorg dat je gildesite actueel en compleet is. Zorg elke meeting voor een heldere agenda vooraf en geef iedereen de ruimte om agendapunten aan te dragen. Bewaak de tijd tijdens de meetings en zorg dat er voor iedereen ruimte is om zich te laten horen. Evalueer na elke meeting en laat zien dat je er iets mee doet.

2. Wees zuinig op kostbare tijd

Bijna niemand is er tegen om lid te zijn van een gilde. Maar iedereen is druk en weet dat het lastig is om regelmatig aan te schuiven bij gildemeetings. Daarvoor heb je management support nodig. Vraag je management sponsor om nu en dan een peptalk te houden en vraag om een urencode waarop desnoods geschreven mag worden. Want ja: participeren in een gilde is écht werk, net zo echt als het drukke werk in je team.

Maar het belangrijkste is dat je ook hier uiterst verantwoordelijk omspringt met de kostbare tijd van je deelnemers. Dat betekent dat je niet te vaak vergadert, elke maand of elke 3 weken anderhalf uur is een ‘sustainable pace’ (vergeef me de scrum term) . En die persoonlijke aandacht hè: leden die zonder afmelding niet op komen dagen nemen het je niet kwalijk als je de moeite neemt om ze te bellen/vertellen dat ze gemist werden. En dat een keer verzuimen niet erg is, mits je er regelmatig ook een keer wél bij bent. En vraag natuurlijk ook: “wat moet ik doen om te zorgen dat je volgende keer wel komt?”.

Vergaderen kan acht van de tien keer op afstand. We zijn er nu aan gewend en iedereen wordt gelukkig van de bespaarde reistijd en de flexibiliteit. Ik kijk er wel naar uit om twee van de tien keer weer fysiek bij elkaar te kunnen komen. Uiteraard is dit ook afhankelijk van je locatie. Ik werk momenteel bij het prachtige programma DICTU-Rijkszaak voor het ministerie van EZK en dat is verspreid over heel Nederland. Maar als dat voor jou organisatie niet geldt en je straks allemaal weer fysiek in één gebouw zit wordt het weer makkelijker.

3. Beperk je niet tot de gildemeetings

WhatsApp (niet zo veilig), Slack (beter) zijn ideale kanalen om tussen de meetings door in gesprek te blijven. Ga er alleen niet van uit dat iedereen vanzelf alles leest en helemaal los gaat op dit soort kanalen. Meestal zijn het een paar usual suspects die zich roeren en moet je je uiterste best doen om anderen erbij te trekken. Zei ik persoonlijke aandacht en dienend leiderschap?

4. Zorg voor een strakke gildesite

Ooit was ik SharePoint hater, maar als je het slim inzet kun je er prachtige en flexibele community sites mee bouwen. Dat deden we bij DNB. Momenteel bij DICTU is het Confluence, en dat is ook fantastisch. Benut dit soort voorzieningen om de Way of Work waar het gilde voor staat goed vast te leggen en te bewaken. Claim ook autoriteit: het gilde en niemand anders is de hoeder van de organisatiebrede testaanpak. Of de projectaanpak, of de ontwikkelaanpak, of de architectuur, of de DevOps strategie, of wat de scope van je gilde ook is. Uiteraard werk je samen met partijen zoals de QA-afdeling en interne audit, maar als je je als gilde te klein maakt ben je ook niet relevant en krijg je nooit het respect en de support die je verdient.

De gildesite, in welke vorm dan ook is een cruciale ‘single point of truth and information’. Dat dit veel (dienend) beheerwerk en aandacht vergt is waar, maar het bespaart je ook veel discussies en in je Slack- en mailverkeer kun je verwijzen naar gilde pagina’s in plaats van telkens het verhaal opnieuw te moeten vertellen.

5. Wees helder over je doelen

Om te beginnen: ga geen resultaatverplichtingen aan voor deliverables van je agile teams en projecten. Zij zijn en blijven verantwoordelijk voor hun werk. Maar dat betekent niet dat je als gilde je snor drukt. Hieronder de doelen van het testgilde bij DICTU RijksZaak. Zoals je ziet: geen flauw takenpakketje!

Je maakt je gilde extra relevant en interessant door concrete diensten aan te bieden aan de (agile) teams in je organisatie. Je kunt bijvoorbeeld agile risicoanalyses aanbieden die niet frustrerend en niet zonde van je tijd zijn (ja ja, we hebben een reputatie op dit gebied 😊).

Het gilde c.q. de guild lead neemt je bij de hand en zorgt dat je in 2 uur tijd een strakke productrisicomatrix hebt staan met een heldere scope van componenten en (non-) functional kwaliteitsaspecten.

Of bied volwassenheidsscans aan, liefst met de state-of-the art test- en agile scorecards van Valori, die hebben hun sporen verdiend. Ook een goed idee: organiseer training en coaching.

6. Zoek de samenwerking

Suboptimalisatie is killing. Je kunt een fantastisch testproces met een enthousiast gilde neerzetten, maar als de developers slechte kwaliteit blijven leveren kun je dat misschien beter eerst fiksen. De voortbrengingspijplijn en de levenscyclus zijn zo sterk als hun zwakste schakel.

Zorg ook dat testers de samenwerking zoeken met developers om ‘good coding practices’ te promoten en borgen, met tooling als SonarQube. En samen een gestroomlijnde CI/CD bouw-test-deploy pijplijn neer te zetten. Benut de gecombineerde expertise en ervaring en gooi er vooral veel Kemdem in.

Nu is het wel zo dat de wereld verbeteren bij jezelf begint. Ik hou wel van mensen die hun eigen straatje schoonvegen. Dat is geen voldoende voorwaarde voor business succes, maar wel een noodzakelijke voorwaarde en in de gildes koesteren we onze beroepstrots als architecten, developers en testers. Hou die er dus in, maar zoek vervolgens ook de samenwerking, zowel horizontaal met aanpalende gildes en disciplines, als verticaal met de hogere governance lagen in de organisatie. Het Scaled Agile Framework (SAFe) en andere scaling raamwerken zitten barstensvol linking pins en handvatten waarmee je aan de slag kunt.

7. Fun

Maak er geen taai verhaal van. “Build, Test, Hug, Dance” zeggen we bij Valori. Alleen dat ‘huggen’ doen we nu even niet.

De obligate Kahoot quiz is on-line handig en kan nog steeds leuk zijn, maar daar verras je niemand meer mee. Het testgilde van De Nederlandsche Bank deed ooit, pre-corona de grote pepernotentest. Daar hebben we tegenwoordig heel veel soorten van, en dat leent zich ze erg goed voor het testen tegen vooraf geformuleerde acceptatiecriteria. De grote pepernoten/kruidnoten controverse gaf ook hier veel verwarring en de testers die niet de goeie vragen stelden aan de opdrachtgever vielen natuurlijk vreselijk door de mand. Een ervaring die ze nog steeds niet vergeten zijn.

Uiteraard ben je niet voortdurend lollig aan het doen, dan verlies je de echte professionals. Maar zorg wel op allerlei manieren voor afwisseling.

Wat ik nog een keer ga proberen is het hofnar idee: waarom geen gilde hofnar die tot taak heeft de advocaat van de duivel te spelen? Die kan al te serieuze momenten, discussies en gildeleiders op de hak te nemen. Een mooie roulerende rol!

Tip: met het Nederlandse MiBo, the fun way to meet, creëer je een virtuele gezamenlijke hang-out voor alle gildes waarin je na een drukke werkdag even kunt chillen en je laten inspireren door andere mensen en andere disciplines. Als je voldoende mensen hebt (meer dan 100) dan is er altijd wel iemand in die virtuele omgeving om een praatje mee te maken. En nee, ik heb geen aandelen MiBo.

Ook leuk anno nu: maak een Ommetje team, met dank aan Erik Scherder voor deze fantastische app.

Tot slot

Prachtig dat Spotify de middeleeuwse gildes weer tot leven heeft gewekt. Maak er wat moois van, geef het top-down richting en bottom-up feedback, handen en voeten. En bedenk: mensen willen wel veranderen, maar niemand wil veranderd worden!