De business case van gestructureerd beheer

Waarom doe je aan beheer van je informatievoorziening? Hoeveel expertise, tijd en geld moet je er aan besteden? En wat zou dat dan op moeten leveren? Zouden die resources niet waardevoller ingezet kunnen worden op vernieuwing?

Een dilemma voor veel organisaties. Door de digitale transformaties en de continue stroom van nieuwe technologische mogelijkheden is de noodzaak voor vernieuwing hoger dan ooit. Het is dan ook niet gek dat de aandacht voor beheer in het gedrang kan komen. Zeker als teams verantwoordelijk zijn voor zowel ontwikkeling als beheer kan de druk op ontwikkeling zo hoog worden dat beheer het kind van de rekening wordt. Herkenbaar?

Toegevoegde waarde van beheer

Met dit blog wil ik je een handvat geven om de toegevoegde waarde van beheer voor jouw organisatie duidelijk te maken zodat de juiste investeringen in beheer gemaakt kunnen worden. Als je hier meer over wil weten, neem dan vooral contact met ons op.

Waarom doe je eigenlijk beheer?

Om die vraag te beantwoorden is het goed om even te stil te staan bij wat beheer nu eigenlijk is. Wij gebruiken bij Valori de volgende definitie: Beheer is een object in optimale conditie houden en een object optimaal inzetten.

Betrouwbaarheid

De meest genoemde doelstelling van beheer ligt op het vlak van betrouwbaarheid, continuïteit en kwaliteit van dienstverlening. Essentieel natuurlijk. Zonder beheer zou je dienst niet kunnen leveren. Maar als jouw organisatie dit als de enige reden ziet om te investeren in beheer, heb je een probleem. Beheer is dan een kostenpost. Het voegt geen waarde toe, het voorkomt waardeverlies. Een soort verzekering tegen waardeverlies, waar je natuurlijk het liefst zo weinig mogelijk geld aan uit geeft tegen de juiste dekking.

Katalysator voor vernieuwing

Een voor mij net zo belangrijke reden om gestructureerd te investeren in en te werken aan beheer is voor mij de kwaliteit, snelheid en voorspelbaarheid van ontwikkelen. Door goed te beheren kun je sneller vernieuwen. Ik vergelijk dat vaak met een grote verbouwing in je huis. Als je niet weet waar de leidingen liggen, zal je verbouwing waarschijnlijk minder snel en goed gaan dan wanneer je het netjes beheerd had. Sneller en beter kunnen ontwikkelen heeft veel toegevoegde waarde voor de organisatie. Als je zo naar beheer kijkt, levert goed beheer dus extra waarde op en is beheer een waarde verhogende strategie.

Rendement door optimaal gebruik

Hoe vaak komt het niet voor dat gebruikers de processen en systemen niet goed toe weten te passen? En hoe vaak komt het niet voor dat we het wiel opnieuw uitvinden terwijl hergebruik mogelijk was? Goed beheer stimuleert en borgt het adequaat toepassen door klanten/medewerkers van de beschikbare middelen. En stuurt vanuit de gebruikerservaring de continue verbetering aan. Verouderde en onvoldoende gebruikte middelen worden voor vernieuwing of verwijdering geïdentificeerd. Goed gebruikte middelen leiden tot hogere kwaliteit, betere klantervaring en minder kosten. Dus ook hier werkt gestructureerd beheer waarde verhogend voor je organisatie.

Maar hoe kom je nu tot een business case?

Het is goed om naar je organisatie uit te kunnen leggen waarom goed beheer waarde verhogend is. Maar dat creëert nog geen business case. Om een business case voor te kunnen leggen moet je de verwachte inspanning en opbrengsten in beeld hebben. De kostenkant is daarbij waarschijnlijk nog relatief goed te doen. Een groot deel gaat over manuren die je nodig hebt voor goed beheer. De opbrengsten van beheer concretiseren blijft altijd een uitdaging.

Gestructureerd werken aan beheer

Een belangrijke randvoorwaarde om een business case voor beheer op te kunnen stellen is dat er gestructureerd en planmatig gewerkt wordt aan beheer. In tegenstelling tot vele andere vakgebieden, is dit zeker nog geen vanzelfsprekendheid in onze wereld van processen en informatievoorziening. Je kunt op je vingers natellen dat ad-hoc en reactief beheer meer geld kost en vooral ook vertragingen in je vernieuwing veroorzaakt. Je loopt onverwacht en veel vaker tegen “gebrek aan kwaliteit” aan.

Zicht krijgen op kwaliteit

Bij gestructureerd werken aan beheer hoort dat je zicht krijgt en houdt op de kwaliteit en het gebruik van de middelen die je beheert. Door dat inzicht op een handige manier te koppelen aan ontwikkeling (waar Agile/DevOps je alle kansen toe biedt) kun je borgen dat efficiënt en op het juiste moment kwaliteitsverbeteringen worden doorgevoerd. Zie het als het vervangen van je verouderde bedrading als je toch al de zolder gaat verbouwen. Of bij de uitleg van de nieuwe functionaliteit direct ook het juist gebruik van de bestaande functionaliteit borgen.

Opzet beheerbacklog

In Agile omgevingen werken wij verder met een beheerbacklog (wat geen aparte backlog is, maar een ‘view’ op de totale backlog). Op de beheerbacklog komen in volgorde van prioriteit de items te staan die nodig zijn voor het behalen van de doelstellingen.

Vermindering van onnodig/onverwacht werk

Als je vanuit een dergelijk fundament een krachtige balans tussen ontwikkeling en beheer kan bewerkstelligen, gaat dat leiden tot een sterke vermindering van de gevolgen van reactief beheer en dus de hoeveelheid onverwacht, ongepland, onnodig en/of ongewenst werk. En daar ligt in mijn ogen de basis voor de opbrengsten voor de business case.

Je realiseert eerder en meer waarde doordat je al je energie en tijd kan steken in wat je gepland had. Zowel in de uitvoering van je business als in je verander-portefeuille.

Meten van de opbrengsten

Het concreet maken van de opbrengsten van de business case voor beheer zou ik daarbij doen door te meten in je teams hoeveel tijd, geld en waarde je kwijt raakt door die ongewenste verrassingen die te wijten zijn aan onvoldoende kwaliteit en onjuist gebruik. Met het invoeren van gestructureerd beheer zou dat omlaag moeten gaan! Door dat regelmatig te doen heb je ook een mooi meetinstrument of je de opbrengsten ook daadwerkelijk realiseert!

Binnen Valori hebben we een nieuwe aanpak ontwikkeld die Agile teams helpt om gestructureerd aan beheer te gaan werken.