In
mijn werk maar ook privé, organiseer ik graag evenementen,
vergaderingen en feestjes. In mijn blogs schrijf ik er ook wel eens
over, bijvoorbeeld de Agile thema-avonden en scrum battles
die erg interessant zijn voor software testers. Dat organiseren is vaak
een hele klus, omdat je aan ontzettend veel moet denken. Toch is het
de inspanning meestal meer dan waard als het evenement een succes is.
Helaas valt het me op dat er de laatste tijd steeds vaker last-minute
afgezegd wordt voor evenementen en dat maakt het moeilijk een evenement
goed te organiseren. Wat ik nog erger vind, is dat ik mezelf erop betrap
steeds vaker af te moeten zeggen. Zijn we als software testers,
ontwikkelaars en bedrijven niet veel te druk met zijn allen?
Een evenement goed regelen is een lastige klus
Het valt mij de laatste tijd op dat je bij het organiseren van evenementen, vergaderingen en feestjes
niet altijd kunt vertrouwen op het principe 'afspraak is afspraak'.
Dit maakt het in mijn beleving lastiger om een evenement goed te
organiseren. Daar versta ik een breed aantal zaken onder die je wilt
regelen als gastvrouw, zoals bijvoorbeeld de catering, de grootte van de
zaal of ruimte, het indelen van die ruimte en het reserveren van
parkeergelegenheid. Je wil niet dat je te weinig eten hebt of dat gasten
als haringen in een tonnetje staan of juist het tegenovergestelde; in
een veel te grote ruimte voor het gezelschap.
Inschatten van de opkomst wordt steeds moeilijker
Bij het organiseren ga je uit van het aantal toezeggingen op je
uitnodiging of een goede schatting van het aantal deelnemers aan eerder
festiviteiten. Ook houd je altijd rekening met een variabel aantal dat
op het laatst alsnog wel of niet aanwezig is. Bij de afgelopen
evenementen en vergaderingen kwam ik hiermee niet uit. Ik ontving op de
dag zelf meer afmeldingen dan gebruikelijk waarvoor ik niet direct een
verklaring had. Er was bijvoorbeeld geen calamiteit zoals extreem lange
files door ongelukken of weercode oranje of rood. Dat kan vaak een goede
reden zijn voor minder aanwezigen. Ik kon er de vinger niet op leggen.
De redenen van afzeggen bleken heel divers en begrijpelijk, maar je kunt
er als organisatie niet op rekenen.
Hebben we het te druk en willen we te veel?
Ik vraag me af hoe het komt dat er last minute een meeting, feestje
of evenement wordt afgezegd. Heeft het te maken heeft met de tijdgeest
waarin we nu leven? We willen overal bij zijn, niets missen en alles
meemaken. Met als resultaat dat onze agenda’s overvol zijn. Dit is niet
iets dat ik alleen bij anderen zie, zoals mijn collega software testers,
zelf ervaar ik het ook. Zo moet ik bekennen dat ik onlangs redelijk
last minute een meeting heb afgezegd. Dat gaat heel erg tegen mijn
principe “afspraak is afspraak” in. Ik baalde en voelde me enorm
schuldig maar kon het planningstechnisch uiteindelijk echt niet rond
krijgen.
Hoe ga je hier als organisator mee om?
Het zal voorlopig niet rustiger worden in onze agenda's, dus moet ik
een manier vinden om goed om te gaan met last minute afzeggingen. Maar
hoe? Het voordeel is, dat het sowieso altijd lukt om er een leuke,
interessante, inhoudelijke sessie
van te maken, ongeacht het aantal deelnemers. Maar alle zaken die je
van te voren moet vastleggen, kunnen niet meer teruggedraaid worden.
Neem nu de catering. Eten weggooien gaat me echt aan het hart en dat wil
ik altijd proberen te voorkomen. Er gaan stemmen op om een vergoeding
te vragen voor een evenement zodat de drempel om niet te komen hoger
wordt, of om de catering te beperken tot broodjes en soep in plaats van
een uitgebreid buffet. Toch voelt het niet prettig om geen goede
maaltijd te bieden als mensen na een dag werken nog naar jouw evenement
komen. Ik ben er nog niet uit.
Wat kunnen genodigden doen?
Deelnemers (en mezelf!) geef ik de tip mee: meld je gewoon van te
voren af als je al weet dat het krap wordt. Dan rekent de organisatie
niet op je en kun je zelf met een gerust hart je andere afspraken
nakomen.
