Druk, drukker, drukst: ook software testers ervaren de volle agenda

dinsdag 17 april 2018

In mijn werk maar ook privé, organiseer ik graag evenementen, vergaderingen en feestjes. In mijn blogs schrijf ik er ook wel eens over, bijvoorbeeld de Agile thema-avonden en scrum battles die erg interessant zijn voor software testers. Dat organiseren is vaak een hele klus, omdat je aan ontzettend veel moet denken. Toch is het de inspanning meestal meer dan waard als het evenement een succes is. Helaas valt het me op dat er de laatste tijd steeds vaker last-minute afgezegd wordt voor evenementen en dat maakt het moeilijk een evenement goed te organiseren. Wat ik nog erger vind, is dat ik mezelf erop betrap steeds vaker af te moeten zeggen. Zijn we als software testers, ontwikkelaars en bedrijven niet veel te druk met zijn allen?

Een evenement goed regelen is een lastige klus

Het valt mij de laatste tijd op dat je bij het organiseren van evenementen, vergaderingen en feestjes niet altijd kunt vertrouwen op het principe 'afspraak is afspraak'. Dit maakt het in mijn beleving lastiger om een evenement goed te organiseren. Daar versta ik een breed aantal zaken onder die je wilt regelen als gastvrouw, zoals bijvoorbeeld de catering, de grootte van de zaal of ruimte, het indelen van die ruimte en het reserveren van parkeergelegenheid. Je wil niet dat je te weinig eten hebt of dat gasten als haringen in een tonnetje staan of juist het tegenovergestelde; in een veel te grote ruimte voor het gezelschap.

Inschatten van de opkomst wordt steeds moeilijker

Bij het organiseren ga je uit van het aantal toezeggingen op je uitnodiging of een goede schatting van het aantal deelnemers aan eerder festiviteiten. Ook houd je altijd rekening met een variabel aantal dat op het laatst alsnog wel of niet aanwezig is. Bij de afgelopen evenementen en vergaderingen kwam ik hiermee niet uit. Ik ontving op de dag zelf meer afmeldingen dan gebruikelijk waarvoor ik niet direct een verklaring had. Er was bijvoorbeeld geen calamiteit zoals extreem lange files door ongelukken of weercode oranje of rood. Dat kan vaak een goede reden zijn voor minder aanwezigen. Ik kon er de vinger niet op leggen. De redenen van afzeggen bleken heel divers en begrijpelijk, maar je kunt er als organisatie niet op rekenen.

Hebben we het te druk en willen we te veel?

Ik vraag me af hoe het komt dat er last minute een meeting, feestje of evenement wordt afgezegd. Heeft het te maken heeft met de tijdgeest waarin we nu leven? We willen overal bij zijn, niets missen en alles meemaken. Met als resultaat dat onze agenda’s overvol zijn. Dit is niet iets dat ik alleen bij anderen zie, zoals mijn collega software testers, zelf ervaar ik het ook. Zo moet ik bekennen dat ik onlangs redelijk last minute een meeting heb afgezegd. Dat gaat heel erg tegen mijn principe “afspraak is afspraak” in. Ik baalde en voelde me enorm schuldig maar kon het planningstechnisch uiteindelijk echt niet rond krijgen.

Hoe ga je hier als organisator mee om?

Het zal voorlopig niet rustiger worden in onze agenda's, dus moet ik een manier vinden om goed om te gaan met last minute afzeggingen. Maar hoe? Het voordeel is, dat het sowieso altijd lukt om er een leuke, interessante, inhoudelijke sessie van te maken, ongeacht het aantal deelnemers. Maar alle zaken die je van te voren moet vastleggen, kunnen niet meer teruggedraaid worden. Neem nu de catering. Eten weggooien gaat me echt aan het hart en dat wil ik altijd proberen te voorkomen. Er gaan stemmen op om een vergoeding te vragen voor een evenement zodat de drempel om niet te komen hoger wordt, of om de catering te beperken tot broodjes en soep in plaats van een uitgebreid buffet. Toch voelt het niet prettig om geen goede maaltijd te bieden als mensen na een dag werken nog naar jouw evenement komen. Ik ben er nog niet uit.

Wat kunnen genodigden doen?

Deelnemers (en mezelf!) geef ik de tip mee: meld je gewoon van te voren af als je al weet dat het krap wordt. Dan rekent de organisatie niet op je en kun je zelf met een gerust hart je andere afspraken nakomen.